etapas de la organizacion

Etapas de organización

División de trabajo

Es la separación y delimitacion de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo bajo la secuencia de las siguientes etapas:

Jerarquizacion: es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que poseen

Se debe definir el tipo de autoridad ya sea lineal funcional o staff

Departa mentalización: se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base a su similitud.

Secuencia de la departe mentalización

1.-Listar todas las funciones de la empresa

2.-Clasificarlas

3.-Agruparlas según un orden jerárquico

4.-Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas

5.-Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos

6.-Establecer líneas de comunicación e interrelación

7.-El tamaño la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas y de las funciones involucradas

Tipos de departa mentalización

1.-Funcional. Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización

2.-Por productos. Es las características de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos

3.- geográfica o por territorios. Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y esta disperso en áreas muy grandes

4.- clientes. Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5.- por procesos o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales sobre todo si reporta ventajas económicas de eficiencia, ahorro de tiempo etc.

6.- secuencia. Utiliza por lo general en niveles interiores o inferiores por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así una empresa productiva que trabaja por puntos de interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos cuando se trata de labores de una gran cantidad de números o letras.

Descripción de funciones, actividades y obligaciones

Esta es la ultima de etapa de la división de trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores actividades necesarias para llevar acabo, de la mejor manera, un trabajo; la descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo

Coordinación

Hace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente un trabajo. La eficacia en relación directa de coordinación obtiene a través de establecimiento de líneas de comunicación de autoridad fluida.

Es lograr la combinación de unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social social.

La coordinación es la sincronización de los recursos y esfuerzos de un grupo social en fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Tipologia de las organizaciones

Organización lineal o militar

La actividad decisional se concentra en una sola persona, quien tiene todas las decisiones y todas las responsabilidades básicas del mando

Ventajas

a)    mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas

b)    no hay conflicto de autoridad ni fugas de responsabilidad

c)    es claro y sencillo

d)    útil en pequeñas empresas

e)    la disciplina es fácil de mantener

desventajas

a)    es rígida e inflexible

b)    organización depende de hombres calve de lo que origina trastornos

c)    no fomenta la especialización

d)    los ejecutivos están saturados de trabajos, lo que ocasionan que no se dediquen a labores directivas sino de operación simplemente

Organización funcional o de Taylor

Es dirigir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el mayor numero de funciones.

Ventajas:

a)    mayor especialización

b)    se obtiene la mas alta eficiencia de cada persona

c)    la división del trabajo es planteada o incidental

d)    es trabajo manual se separa del trabajo intelectual

e)    disminuye la presión sobre un solo jefe por el numero de especialistas con el que cuenta la organización

Desventajas:

a)    dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina inmoral de los trabajadores por contradicción aparentemente o reacción de las ordenes

b)    se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina conflicion y conflictos

c)    la no clara definición de la unidad razonamientos entre los jefes

Organización lineo_ funcional

Se combinan los dos tipos de organización anteriores:

a)    la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial

b)    la especialización de cada actividad en una función

Organización staff

no se da por si sola si no por que existe combinado con los tipos de organización anterior mente mencionado en empresas medianas y grandes magnitudes

Ventajas:

a)    logra que los conocimiento expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección

b)    hace posible principio de la responsabilidad y la autoridad invisible y al mismo tiempo permite la organización del staff

Desventajas:

a)    si los deberes y responsabilidades de la accesoria no se debilitan claramente por medio de cuadros y manuales, que producirse una confusión considerable en toda la organización.

b)    Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones

c)    Pueden existir sosamientos con los departamentos de la organización lineal

Organización por comités

En asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan

Clasificación:

1)    directivo: representa a los accionistas de una empresa que se encarga de deliberar resolver los asuntos que surgen en la misma.

2)    Ejecutivo: para que ejecute los acuerdos que ellos toman

3)    De vigilancia: personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de las empresas.

4)    Consultivo: integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios emiten dictámenes sobre asuntos que le son consultados.

Ventajas:

a)    las soluciones son mas objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios

b)    se comparten las responsabilidades entre todos los que integran el comité, y recayendo aquellas sobre una persona

c)    permite que las ideas se fundamente y se critiquen

d)    se aprovechan al máximo los conocimientos especializados

Desventajas

a)    las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías

b)    una vez constituido un comité es difícil disolverlo en ocasiones los gerente se deslizan de su responsabilidad y se valen del comité para que se hagan responsables de sus propias decisiones

Organización matricial

Combinar la departa mentalización por un proyecto de la  de funciones. El sistema de mando múltiple requiere de una estructura administrativa sólida y de mecanismos especiales de apoyo basados de una modificación a los esquemas tradicionales de comportamiento organizacional.

Los especialistas reportan al jefe de proyecto para el desarrollo del proyecto y al jefe funcional apara alas labores inherentes de su departamento.

Puede adoptarse en una área o en toda la empresa, su ampliación es un proceso largo que requiere tiempo recursos y esfuerzos, pero bien administrada procede una función de las ventajas de la estabilidad de la organización tradicional con las desventajas de la flexibilidad de la administración por proyectos.

Ventajas:

a)    coordina la satisfacción de necesidades tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requerido por el gerente del departamento.

b)    Proporciona una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos. Compartir información y pensar conjuntamente acerca de los problemas y decisiones sirven general a toda la empresa

c)    Se dicen que todas  las personas pueden cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.

d)    Favorece un intercambio de experiencias entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica

Desventajas:

a)    existe confusión sobre acerca de que depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de terminación de autoridad

b)    da lugar a una lucha por el poder tanto del gerente funcional como el gerente del producto

c)    funciona a través de muchas reuniones lo que supone perdidas de tiempo

d)    el personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y  capacidad

e)    se puede presentar resistencia al cambio, por parte del personal

Técnicas de organización

Son las herramientas necesarias para llevar acabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Organigramas

Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones las funciones de los niveles jerárquicos, las obligaciones y las autoridades , existentes dentro de ellas.

1)    vertical.

2)    Horizontal.

3)    Circular.

4)    Mixto.

Manuales.

Son documentos detallados que contiene en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de una empresa.

a)    de políticas

b)    departamentales

c)    de vivienda

d)    de organización

e)    de procedimientos

f)     contenido múltiple

g)    técnicas y

h)   de puesto

Son de gran utilidad ya que:

1)    informan y controlan

2)    delimitan actividades

3)    aumenta la eficiencia de los empleados

4)    son una fuente de información

5)    ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad

6)    son una base para el mejoramiento de sistemas

7)    reducen costos

formato o índice de los manuales

a)    índice

b)    objetivos y antecedentes

c)    cada sección debe llevar la fecha

d)    nombre de las personas que intervinieron

e)    deben llevar instructores

f)     reacción clara y precisa

g)    complementarse con graficas

Manuales de organización:

1)    finalidad de cada elemento

2)    declaración de funciones

3)    glosario de términos

Contienen:

a)    objetivos generales

b)    políticas generales

c)    glosario de términos admón..

d)    nombre de áreas o departamentos

e)    procedimientos de organización

f)     responsabilidad de los altos niveles

g)    funciones

h)   carta de organización

i)     descripción de puestos

j)     descripción de actividades

k)    introducción y objetivos de manual

l)     historia de la empresa

Manuales departamentales:

1)    objetivos generales de la empresa

2)    Políticas y normas generales

3)    Carta de organización general

4)    Reglamento de los aspectos de coordinación

5)    Análisis de puestos

6)    Graficas de proceso y de flujos

Manuales ínter departamentales

Comprende a todos los departamentos de la organización describen el proceso departamental  que acaba dicho departamentos.